Protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, le Gestionnaire Immobilier du Groupe de Ressource Technique en Arts, au vieprivee@grtarts.ca ou 581-781-2109 poste 110.

Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels

[1] Respect de la vie privée

Le Groupe de Ressource Technique en Arts respecte votre vie privée. Nous nous engageons ainsi à protéger vos renseignements personnels et ceux de toute personne faisant affaire avec nous. Par « renseignements personnels », nous entendons notamment des renseignements d’identification et de contact tels que les nom, prénom, date de naissance et adresse, ainsi que les renseignements financiers, dont les informations de paiement. Nous avons adopté cette politique relativement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (la « Politique ») afin de faire preuve de transparence quant aux renseignements que nous recueillons, aux fins pour lesquelles nous les recueillons, aux modalités de leur partage, aux façons dont vous pouvez y accéder et, le cas échéant, les corriger. Dans cette politique, les termes « Groupe de Ressource Technique en Arts», « Grt-Arts », « nous », « notre » et « nos » font référence à l’organisme Groupe de Ressource Technique en Arts entendu comme entité légale.

[2] Reconnaissance de nos obligations

Nous reconnaissons notre obligation de gérer vos renseignements personnels de manière responsable.Le Groupe de Ressource Technique en Arts s’engage à ne jamais commercialiser vos données et à ne les utiliser que pour les finalités que vous avez autorisées.

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ou des personnes extérieures, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour accomplir les services qu’ils nous fournissent (voir section 7) ou si l’accès à ceux-ci est requis ou permis par la loi.

[3] Contexte d’application

Cette politique s’applique à l’utilisation du site Web (« notre site ») www.centrealynelebel.ca Elle vise toutes personnes qui utilisent les services offerts par Le Groupe de Ressource Technique en Arts tel que détaillé ci-dessous. Veuillez la lire attentivement afin de comprendre à quel moment vous nous fournissez des renseignements personnels et comment nous les utilisons. En utilisant notre site web ou en sollicitant l’un de nos services, vous acceptez l’utilisation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.

[4] Table des matières

Afin de rendre cette Politique aussi claire que possible, nous avons identifié les services qui pourraient impliquer un partage de renseignements personnels avec nous.

Les renseignements recueillis seront vus plus en détail dans cette Politique. Ces sections abordent les façons dont vos renseignements personnels sont utilisés, comment et quand ils pourraient être communiqués, comment vous pouvez y accéder et les contrôler, comment nous nous assurons que vos renseignements sont en sécurité et comment nous contacter.

[5] Quand Le Groupe de Ressource Technique en Arts doit-il obtenir votre consentement ?

Le Groupe de Ressource Technique en Arts n’utilise vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi le lui permet. Il obtient votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

• Lorsque vous demandez un nouveau service ou un autre bien.
• Lorsqu’il doit utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
• Lors de certaines interactions spécifiques avec lui, comme des appels au service à la clientèle ou la complétion de formulaires en ligne

Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous avez un contrat de location à long terme pour un studio, nous pourrons considérer que vous acceptez que nous communiquions avec vous afin de vous aviser en cas de changement, d’annulation ou de modification de notre part.

De plus, Le Groupe de Ressource Technique en Arts n’est pas tenu d’obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment pour:

• se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante
• recouvrement d’une créance
• une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi
• prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter

Si vous décidez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au partage de vos renseignements personnels nécessaires pour obtenir nos services et pour respecter nos obligations légales, nous vous transmettrons l’information pour vous expliquer les répercussions d’une telle décision sur les services qui vous sont offerts. Dans certains cas, il ne sera pas possible de retirer ce consentement à votre gré en raison d’exigences légales ou contractuelles.

[6] Quels types de renseignements personnels peut recueillir Le Groupe de Ressource Technique en Arts?

Le Groupe de Ressource Technique en Arts peut recueillir certains renseignements personnels afin d’accomplir ses activités. Vous pouvez en tout temps refuser de nous faire parvenir vos renseignements ou retirer votre consentement à leur traitement. Notez toutefois que, comme nous ne collectons que le minimum nécessaire à la prestation de nos services, si vous refusez de nous transmettre les renseignements personnels indiqués comme requis, nous pourrions dans certains cas ne pas être en mesure de faire suite à votre demande et de traiter votre location, achat ou don.

Fondements légaux : Ces renseignements sont nécessaires pour la réalisation du contrat de vente entre nous et vous. Ils le sont également pour les intérêts légitimes de l’acheteur, pour nous assurer d’obtenir le paiement et pour analyser notre clientèle.

 

 [6.1] Location de salles

Lorsque vous louez une salle, nous pourrions notamment collecter les renseignements suivants.

 

[6.2] Postuler à une offre d’emploi

Lorsque vous décidez de candidater pour travailler avec nous, nous vous demandons de nous fournir certains renseignements personnels et documents pouvant contenir des renseignements personnels afin de traiter votre candidature.

b) Témoins de navigation (cookies)

Lorsque vous visitez notre site Web, il est possible que vous nous fournissiez des renseignements via des fichiers témoins (cookies) ou des technologies similaires.
Les témoins sont des fichiers contenant une petite quantité de renseignements sur un·e utilisateur·trice donné·e. Ces renseignements peuvent inclure un identifiant unique anonyme.

Les témoins sont stockés sur l’ordinateur de l’utilisateur·trice ou sur le disque dur d’un autre appareil. Ces témoins nous permettent d’adapter votre expérience utilisateur chaque fois que vous visitez notre site.

Nous recueillons automatiquement les renseignements suivants à travers des fichiers témoins ou technologies semblables sur le site web de l’organisme Le Groupe de Ressource Technique en Arts :

• Type et version du navigateur utilisé
• Adresse IP
• Page ayant mené au site web
• Localisation géographique
• Quantité de temps consacrée au site web

Pourquoi : Les renseignements collectés nous permettent d’analyser la manière dont nos sites web sont accédés et utilisés, nous permettant ainsi d’accroître les fonctionnalités de ceux-ci et de les optimiser pour mieux répondre aux besoins de nos clientèles. Ces renseignements nous permettent également d’offrir un service de qualité et de communiquer avec vous afin de vous aider à parvenir facilement aux informations que vous cherchez.

Fondements légaux : Les renseignements collectés sont nécessaires pour nos intérêts légitimes tels que l’amélioration et la personnalisation de nos produits et services ainsi que pour répondre à vos questionnements et vous permettre de nous contacter.

Notez que les renseignements collectés par les fichiers témoins ne nous permettent pas de vous identifier personnellement. Notez également qu’il vous est possible de choisir d’accepter en tout ou en partie la collecte des fichiers témoins :

1. par l’entremise de votre navigateur Web
2. ou de notre bannière de cookies.

Il est possible qu’en refusant la collecte des fichiers témoins, vous ne puissiez accéder à certaines parties ou fonctionnalités de notre site Web ou que leur bon fonctionnement en soit affecté.

[7] Avec qui partageons-nous vos renseignements et pourquoi?

Nous ne vendons en aucun cas les renseignements personnels de nos utilisateurs et utilisatrices. Vos renseignements ne sont partagés qu’en vertu de la présente Politique. Il est possible que, dans le cadre de nos activités, nous ayons à partager certains de vos renseignements avec des parties tierces. Par exemple, nous pourrions partager certains de vos renseignements avec nos fournisseurs de technologies de l’information (section 7). Nous prenons des précautions raisonnables pour nous assurer que les fournisseurs avec qui nous traitons recueillent, utilisent et divulguent vos renseignements uniquement dans la mesure du nécessaire pour pouvoir réaliser les services qu’ils nous fournissent, tels que l’hébergement de nos sites Web ou de nos documents d’activités.

Veuillez noter que certains tiers fournisseurs de services possèdent leurs propres politiques de confidentialité quant aux renseignements que nous sommes tenu·es de leur fournir lorsque nous utilisons leurs services. Ces politiques peuvent différer légèrement de la nôtre. En ce qui concerne ces fournisseurs, nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité pour que vous puissiez comprendre la manière dont ils traiteront vos renseignements personnels recueillis.

[7.1] Liste de nos fournisseurs

a) Fournisseurs de technologies de l’information

• Meta (analyse publicitaire – États-Unis) : https://www.facebook.com/privacy/policy
• Google (analyse de données – États-Unis) : https://policies.google.com/privacy?hl=fr&gl=fr
  • Pour empêcher la collecte de vos renseignements par Google Analytics : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en
  • Pour personnaliser les publicités apparaissant sur les différentes plateformes de Google : http://www.google.com/settings/ads
  • Google (Suite Workspace et sauvegarde de données – États-Unis) : https://policies.google.com/privacy?gl=CA&hl=fr-CA
  • Bases de données : https://www.google.com/about/datacenters/locations/
• GoDaddy (hébergement – États-Unis) : https://www.godaddy.com/fr-ca/legal/agreements/privacy-policy
• Gestion des témoins : https://www.godaddy.com/fr-ca/legal/agreements/cookie-policy

b) Autres fournisseurs avec qui nous sommes susceptibles d’échanger des renseignements personnels

[7.2] Exceptions légales au partage des données

Il est possible que nous divulguons vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement si la loi l’exige ou si une telle divulgation est nécessaire afin de :

• Se conformer à la loi ou à toute procédure judiciaire
• Protéger les droits ou la propriété du Groupe de Ressource Technique en Arts
• Protéger la sécurité de nos sites web, des personnes concernées et de leurs renseignements personnels

[7.3] Changement de contrôle, fusion ou liquidation

Il est possible que nous transférons vos renseignements personnels suite à un changement de contrôle, fusion, liquidation, ou autre transaction impliquant Le Groupe de Ressource Technique en Arts les renseignements nécessaires à ce processus n’auront pour fin que la conclusion de la transaction, et nous ne communiquerons ces renseignements sans votre consentement que si la loi nous en autorise. Nous prendrons les mesures nécessaires afin de protéger le caractère confidentiel de ces renseignements et nous les détruirons si la transaction n’est pas conclue ou si leur utilisation n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction.

[8] Vos droits

Les lois sur la protection des données vous confèrent certains droits en lien avec vos renseignements. Vous pouvez notamment :

1. Nous demander l’accès à vos renseignements personnels afin de vérifier ceux-ci. Notez toutefois que nous nous réservons le droit de vous demander des renseignements supplémentaires afin de prouver votre identité;
2. Nous demander de modifier ou rectifier vos renseignements personnels;
3. Nous demander de détruire les renseignements personnels que nous avons en notre possession, à moins que nous soyons tenu·es de conserver ceux-ci afin de nous conformer à des obligations juridiques, par exemple;
4. Vous opposer au traitement de vos renseignements, à moins que nous ayons des raisons légitimes qui l’emporterait sur vos droits ou intérêts ou si nous avons besoin de continuer à traiter ces renseignements pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’une réclamation légale;
5. Nous demander de limiter le traitement de vos renseignements si ceux-ci sont incorrects, si vous pensez que notre traitement de ces derniers n’est pas conforme à la loi ou si nous n’avons plus besoin de traiter vos renseignements, mais que nous devons les conserver à des fins juridiques;
6. Nous demander vos renseignements personnels dans un format accessible (droit à la portabilité);
7. Retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels;
8. Porter plainte auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels si vous estimez que nous traitons vos renseignements personnels en violation des lois applicables en matière de protection des données.

Vous pouvez faire valoir vos droits en contactant la personne responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à vieprivee@grtarts.ca, via la section « Nous joindre » sur notre site Web, ou encore aux coordonnées disponibles à la fin de cette Politique. Nous répondrons à votre demande le plus rapidement possible. Prière de nous fournir suffisamment de détails afin que nous puissions vous identifier et ainsi répondre à votre demande.

[9] Lieu de conservation de vos renseignements

Il se peut que vos renseignements personnels soient hébergés à l’extérieur du Québec. Nous choisissons nos fournisseurs de manière à nous assurer que vos renseignements bénéficient d’une protection adéquate au sens des lois québécoises. Nous vous invitons à en consulter la liste à la section 7.

[10] Durée de la conservation de vos renseignements et destruction

Nous conserverons tous les renseignements collectés tant et aussi longtemps qu’ils seront nécessaires afin d’atteindre les fins pour lesquelles nous les avons collectés ou à d’autres fins essentielles telles que le respect d’obligations juridiques. Nous détruirons de façon sécuritaire ou les renseignements personnels ou anonymiserons les documents lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis seront accomplies, sous réserve des lois applicables quant à leur conservation ou si vous décidez de retirer votre consentement. Si vous le demandez, une fois vos renseignements supprimés, vous recevrez une confirmation que votre demande a été traitée.

[11] Sécurité

Pour protéger vos renseignements personnels, nous prenons des précautions raisonnables pour nous assurer qu’ils ne soient pas perdus, détournés, consultés, divulgués, modifiés ou détruits de manière inappropriée.

Par exemple, nos services utilisent le protocole HTTPS dans le cadre des communications, sécurisé par un certificat SSL. De plus, nous nous assurons qu’au sein de notre organisation seules les personnes autorisées et ayant besoin d’accéder à vos renseignements puissent avoir accès à ceux-ci.

À l’interne, nous nous assurons de :

• Procéder à des sauvegardes fréquentes
• Donner accès aux renseignements seulement aux personnes autorisées et ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leur travail
• Utiliser un gestionnaire numérique de mots de passe et modifier fréquemment les mots de passe liés à nos bases de données

Si vous avez des questions concernant la sécurité de vos renseignements personnels, prière d’envoyer un courriel directement à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, le directeur général de l’organisme Le Groupe de Ressource Technique en Arts, à vieprivee@grtarts.ca.

[12] Gestion des incidents en matière de sécurité des renseignements personnels

Un incident en matière de sécurité des renseignements personnels (« Incident ») signifie :

1. l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
2. l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
3. la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
4. la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

Cette politique a pour objectif de nous assurer, de façon raisonnable eu égard aux circonstances, que chaque Incident potentiel, appréhendé ou réel de sécurité des renseignements personnels soit détecté, identifié, signalé, contenu, documenté, analysé et qu’il y soit remédié rapidement, conformément aux exigences légales, de façon à limiter au mieux tout impact négatif.

Ainsi, tout Incident réel ou soupçonné doit être signalé à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Il pourra s’agir, par exemple, de l’accès aux renseignements personnels ou aux systèmes informatiques par une personne non autorisée, de l’accès physique à une zone sécurisée ou sensible, du partage non autorisé d’identifiant de connexion ou de mot de passe, de la perte d’un appareil contenant des renseignements personnels, de piratage, d’un défaut de fonctionnement d’un logiciel ou du matériel, de l’envoi d’information à un mauvais destinataire, etc.

Un tel signalement déclenche la tenue d’une enquête qui permet de colliger toute l’information pertinente, d’évaluer la gravité de l’Incident et de prendre rapidement toutes les mesures correctrices raisonnables et appropriées nécessaires, le cas échéant, afin de contenir sans délai toute violation réelle ou potentielle de la sécurité des renseignements personnels.
Lorsque l’Incident est contenu et les renseignements personnels sécurisés, une évaluation de l’étendue et des répercussions de l’Incident est effectuée après enquête exhaustive et collecte des renseignements pouvant être recueillis. Lorsque la cause de l’Incident est identifiée, une stratégie de correction doit être planifiée et appliquée.

Cette politique porte également sur la manière dont les personnes touchées seront avisées. Ainsi, si certains renseignements personnels d’un·e client·e ont été compromis, un avis écrit lui sera transmis dans les meilleurs délais et conformément à la loi, en, fournissant notamment une description générale de l’Incident, la liste des renseignements personnels compromis, une description des mesures que nous avons prises pour protéger les renseignements personnels et éviter la survenance d’un Incident similaire et les coordonnées de la personne pouvant être contactée pour obtenir plus d’information. Un avis à la Commission d’accès à l’information sera également transmis lorsque l’Incident présente un risque sérieux qu’un préjudice soit causé.

Une personne dont un renseignement personnel est concerné par l’Incident n’a pas à être avisée tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

[13] Processus de traitement des plaintes

Comment formuler une plainte
Vous devez déposer votre plainte par courriel ou par écrit :

vieprivee@grtarts.ca
310 boulevard Langelier, bureau 110
Québec (Québec) G1K 5N3

La plainte doit contenir les renseignements suivants :

• nom de la plaignante ou du plaignant;
• coordonnées pour joindre cette personne;
• motifs de cette plainte et faits l’entourant.

Traitement d’une plainte
La personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels assure le traitement des plaintes. Elle :

• analyse d’abord la recevabilité de la plainte puis, si elle est recevable, elle l’examine;
• fait les vérifications nécessaires au traitement de la plainte, communique avec les personnes ou les unités administratives visées par la plainte, le cas échéant, tout en préservant la confidentialité de l’identité de la personne plaignante.
• envoie, une fois l’analyse de la plainte terminée, une réponse finale, écrite et motivée, dans les 60 jours, à la personne qui a déposé la plainte.
• recommande, lorsque requis, les mesures et les actions nécessaires pour corriger la situation ou éviter que de telles situations se reproduisent.
• s’assure que la décision recommandée est mise en œuvre, le cas échéant.

[15] Modifications apportées à la Politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment; prière de la consulter fréquemment. Sauf mention contraire, les modifications à cette Politique entrent en vigueur dès leur publication sur notre Site. Si des changements y sont apportés, nous vous aviserons ici de la mise à jour, afin que vous sachiez quels renseignements nous recueillons, la manière dont nous les utilisons et dans quelles circonstances nous les divulguons, s’il y a lieu.

[16] Autorité compétente

Si notre réponse à une demande concernant vos renseignements personnels ne vous satisfait pas, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec, l’organisme public chargé de superviser les pratiques de gestion et de traitement des renseignements personnels au Québec.

Commission d’accès à l’information du Québec
Bureau 900
2045, rue Stanley
Montréal (Québec) H3A 2V4
Téléphone : 514 873-4196
Télécopieur : 514 844-6170
Téléphone sans frais : 1 888 528-7741
Courrier électronique : cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Site web : http://www.cai.gouv.qc.ca

[17] Questions et coordonnées

Si vous souhaitez accéder, corriger, modifier ou supprimer toute information personnelle que nous avons à votre sujet, déposer une plainte, ou si vous souhaitez simplement obtenir plus d’information, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : vieprivee@grtarts.ca.